Der Geschäftsführer kann seine organschaftliche Stellung grundsätzlich jederzeit niederlegen
Den Geschäftsführer eine GmbH treffen vielfältige Pflichten, für deren Einhaltung er persönlich haftet. Auf der anderen Seite unterliegt der Geschäftsführer den Weisungen der Gesellschafter oder auch dem Ergebnis einer Abstimmung mehrerer Geschäftsführer oder des Vorsitzenden im Rahmen einer kollektiven Geschäftsführung. Ergeben sich hier Spannungen und Konflikte, so kann der Geschäftsführer etwaigen Risiken durch die Niederlegung des Geschäftsführeramtes entgehen.Die „Amtsniederlegung“ bezeichnet die autonome Beendigung des Amtes durch den Geschäftsführer selbst und hat die gleichen Wirkungen, wie die Abberufung als Geschäftsführer durch das Organ, das nach Gesetz (oder abweichend im Gesellschaftsvertrag geregelt) für seine Berufung zuständig ist (regelmäßig die Gesellschaftsversammlung, abweichend davon aufgrund Satzungsregelung ggf. der Beirat oder Aufsichtsrat).
Der Geschäftsführer kann seine organschaftliche Stellung grundsätzlich jederzeit, also auch ohne das Vorliegen eines wichtigen Grundes, und ohne Einhaltung einer Frist niederlegen. Die Niederlegung darf lediglich nicht rechtsmissbräuchlich oder zur Unzeit erfolgen, z.B. bei drohender Insolvenz durch den alleinigen Geschäftsführer. In diesem Fall kommen dem Geschäftsführer mit der Insolvenzantragspflicht besondere Pflichten zu, denen er sich nicht durch Niederlegung entziehen darf, damit kein weiterer Schaden für Gesellschaft und Gläubiger entsteht.
Die Niederlegungserklärung muss dem für die Bestellung des Geschäftsführers zuständigen Organ zugehen. Grundsätzlich ist die Niederlegung nicht formgebunden, sie ist jedoch aus Beweisgründen schriftlich abzufassen und muss mindesten einem Gesellschafter zugehen. Denn die Tatsache der Niederlegung und ihres Zuganges ist dem Handelsregister gegenüber bei der Anmeldung des Ausscheidens als Geschäftsführers zur Löschung im Handelsregister nachzuweisen. Dabei sind an den Zugang keine allzu großen Anforderungen mehr zu stellen. Der Bundesgerichtshof hat in einer neueren Entscheidung die von einigen Registergerichten gestellten Anforderungen an den Nachweis des Zugangs der Amtsniederlegungs-Erklärungen reduziert. Es genügt, wenn der GmbH-Geschäftsführer sein Amt durch schriftliche Erklärung gegenüber einem Gesellschafter per Telefax niederlegt und als Nachweis für den Zugang in dessen Machtbereich das Sendeprotokoll vorlegen kann. Eine Unterzeichnete Empfangsbestätigung oder der Auszug aus einem Protokoll einer Gesellschaftsversammlung, in der die Niederlegung protokolliert worden ist, sind schöne Nachweise, wenn erlangbar, aber nicht zwingend erforderlich.
Es ist zuvor jedoch die Satzung der Gesellschaft auf etwaige besondere Anforderungen an die Niederlegung zu prüfen, da diese vom Gesetz abweichende Besonderheiten des „Ob“ und „Wie“ einer Niederlegung des Geschäftsführeramtes regeln kann.
Die Niederlegung des Amtes des Geschäftsführers einer GmbH ist mit deren Zugang bei dem zuständigen Gesellschafterorgan wirksam. Es kommt insoweit (zur Vermeidung der Haftung) nicht auf die Löschung der Geschäftsführerstellung aus dem Handelsregister an. Um den Rechtsschein gegenüber Dritten zu vermeiden, hat der niederlegende Geschäftsführer jedoch ein Interesse daran, auch die Anmeldung zum Handelsregister unverzüglich zu erwirken, damit diese nicht durch den oder die verbleibenden Geschäftsführer oder mangels eines nach seiner Niederlegung nicht mehr vorhandenen Geschäftsführers verzögert wird. Ist der niederlegende Geschäftsführer einzelvertretungsberechtigt, kann er die Anmeldung zum Handelsregister noch selbst vornehmen, wenn er die Niederlegung aufschiebend bedingt auf seine Löschung als Geschäftsführer im Handelsregister formuliert:
„Sehr geehrte Damen und Herren,
in meiner Eigenschaft als Geschäftsführer der Gesellschaft in Firma … GmbH mit dem Sitz in … lege ich mein Amt mit Wirkung zum Zeitpunkt meiner eigenen Löschung im Handelsregister nieder.“
Von der Organstellung des Geschäftsführers und dessen Niederlegung zu unterscheiden ist das Anstellungsverhältnis aus einem etwaigen Dienstvertrag zwischen der Gesellschaft und dem niederlegenden Geschäftsführer. Dieser läuft weiter, sofern er nicht aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden kann oder aufgrund einer speziellen Regelung in dem Vertrag mit dem Ende der Geschäftsführerstellung ebenfalls endet. Wenn nach dem Anstellungsvertrag eine Pflicht zur Übernahme der Geschäftsführerstellung besteht, können durch die Niederlegung des Geschäftsführeramtes ohne, dass ein wichtiger Grund vorliegt, Schadensersatzansprüche der Gesellschaft gegen den niederlegenden Geschäftsführer ausgelöst werden.
Ist der niederlegende Geschäftsführer Alleingeschäftsführer, stellt sich das Problem der wirksamen Vertretung der Gesellschaft nach dessen Niederlegung. Es ist daher dringend zu empfehlen, vor der Niederlegung der Gesellschafterversammlung die Möglichkeit zur Bestellung eines neuen Geschäftsführers zu geben, es sei denn, es liegt gesichert ein wichtiger Grund zur Niederlegung vor. Eine Niederlegung mit sofortiger Wirkung ist daher zu vermeiden, dies auch bereits deshalb, weil in diesem Fall der niederlegende Geschäftsführer seine Austragung aus dem Handelsregister – wie vorstehend erwähnt − nicht mehr selbst anmelden kann.
Herzlichst, Ihr
Notar Dr. Thomas Durchlaub, MBA
