Notarielle Beglaubigung

Der Begriff der notariellen Beglaubigung umfasst sowohl die Beglaubigung einer Unterschrift (Bestätigung der Echtheit der Unterschrift) als auch die Beglaubigung einer Abschrift (Bestätigung der Übereinstimmung der Kopie mit dem Original) durch einen Notar. Sie ist in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, so beispielsweise für Erklärungen, die gegenüber dem Handels- und Vereinsregister abzugeben sind (z.B. die Änderung einer Satzung).

Unterschriftsbeglaubigung

Wie sich aus § 126 BGB ergibt, hat der Gesetzgeber für bestimmte Erklärungen die öffentliche notarielle Beglaubigung einer Unterschrift vorgesehen.

Gemäß § 40 Beurkundungsgesetz (BeurkG) bestätigt der Notar durch einen sog. Beglaubigungsvermerk, dass eine Person ihre Unterschrift unter eine (private) Erklärung in seiner Gegenwart geleistet hat. Wurde die Unterschrift bereits vorher geleistet, bestätigt der Notar, dass die Unterschrift als vom Unterzeichner persönlich geleistet anerkannt wird. Falls die unterzeichnende Person nicht schreiben kann, kann ersatzweise auch ein Handzeichen beglaubigt werden. Der Vermerk des Notars bezeugt also in jedem Fall, dass die betreffende Erklärung tatsächlich vom Unterzeichner abgegeben wurde.

Kurz: Die Unterschriftsbeglaubigung dient im Wesentlichen der Identitätsfeststellung, § 40 Abs. 4 BeurkG.

Hinsichtlich der unterzeichneten Erklärung selbst besteht für den Notar lediglich die Pflicht einer Evidenzprüfung bezüglich der Rechtmäßigkeit des Inhalts, § 40 Abs. 2 BeurkG. Dieser Pflicht kann der Notar selbstverständlich nur dann nachkommen, wenn das Dokument in einer Sprache verfasst ist, die er versteht. Im Übrigen trägt der Unterzeichner selbst die Verantwortung, dass es sich um die Erklärung handelt, die er abgeben möchte (so bspw. das vollständige und richtige Ausfüllen eines Formulars).

In zahlreichen Angelegenheiten entwirft der Notar auch selbst die betreffende Erklärung, sodass die Unterschriftsbeglaubigung nur noch den formalen Abschluss dieser Amtstätigkeit darstellt (z.B. im Rahmen von Handelsregisteranmeldungen, Erbausschlagungen o.ä.).

Erforderliche Unterlagen

Zwecks Überprüfung der Identität des Unterzeichners ist im Rahmen der Unterschriftsbeglaubigung ein persönliches Vorsprechen unter Vorlage eines amtlichen Lichtbildausweises (Personalausweis oder Reisepass) unbedingt erforderlich.

Eine Beglaubigung kann also nicht dadurch erfolgen, dass das Dokument mit der zu beglaubigenden Unterschrift nach telefonischer Absprache von einem Boten überbracht wird. Auch der Vergleich einer späteren Unterschrift mit einer früher persönlich anerkannten Unterschrift genügt nicht den gesetzlichen Anforderungen an eine notarielle Beglaubigung.

Bei Ausweisdokumenten, deren Gültigkeitsdauer abgelaufen ist, gilt, dass sie zur Identitätsfeststellung genügen, soweit die Identität unzweifelhaft bestätigt werden kann. Der Gültigkeitsablauf wird allerdings im Beglaubigungsvermerk notiert. Ausnahmsweise ist die Vorlage eines Ausweisdokuments entbehrlich, wenn der Unterzeichner dem Notar bereits aus früheren Amtsgeschäften bekannt ist. Dennoch ist es empfehlenswert, ein Ausweisdokument vorlegen zu können, da die Beglaubigung mitunter auch von amtlich bestellten Vertretern des Notars durchgeführt wird (z.B. in Krankheits- oder Urlaubszeiten).

Gebühr

Für die reine Unterschriftsbeglaubigung können zwischen 20,00 € und 70,00 € je nach Geschäftswert der Erklärung zzgl. Umsatzsteuer und Schreibauslagen anfallen.

Näheres zu den Gebühren für notarielle Beglaubigungen finden sie hier


Gegebenenfalls können zusätzliche Gebühren für die Übersendung an Behörden bzw. die Einholung sog. Apostillen oder Überbeglaubigungen anfallen, wenn das beglaubigte Dokument zum Gebrauch im Ausland bestimmt ist. In solchen Fällen muss eine vorgesetzte Dienststelle bestätigen, dass der Notar die Beglaubigung vornehmen durfte.

Nähere Informationen zur Verwendung von deutschen Urkunden im Ausland finden Sie hier.

Abschriftsbeglaubigung

Auch Abschriften oder Kopien wichtiger Dokumente können vom Notar beglaubigt werden. In diesem Fall bestätigt der Notar mit seinem Siegel die Übereinstimmung der Abschrift mit dem Original oder die Echtheit der Zweitausfertigung. Für diese Form der Beglaubigung ist stets die Vorlage des Originals notwendig. Für die Beglaubigung von Dokumenten benötigen Sie bei Notar Dr. Durchlaub im exzenterhaus keinen Termin. Sie können während unserer Bürozeiten jederzeit mit den zu beglaubigenden Dokumenten zu uns kommen.

Notarielle Beglaubigung von Testamenten

Auch ein handgeschriebenes Testament kann vom Notar beglaubigt werden. Dies bietet für den Erblasser den Vorteil, für seinen letzten Willen etwas mehr Sicherheit zu haben als bei der rein privatschriftlichen Form. Im Rahmen der Errichtung eines Testaments ist es darüber hinaus empfehlenswert, sich im Vorfeld notariell beraten zu lassen, um die Rechtswirksamkeit des letzten Willens nicht durch etwaige Fehler zu gefährden.

Ablauf

Die Beglaubigung von Unterschriften ist eine Amtshandlung ohne erheblichen Zeitaufwand.

Ein Termin kann daher kurzfristig telefonisch oder per E-Mail während der Bürozeiten vereinbart werden. Die Erklärung mit der beglaubigten Unterschrift (im Original) bzw. die beglaubigte Abschrift wird in der Regel direkt im Anschluss ausgehändigt. Da im Rahmen der Beglaubigung keine Zeit für längere Besprechungen bleibt, sollte bei Bedarf ein gesonderter Besprechungstermin vereinbart werden.

Anna Gilgenberg, Notarfachwirtin und staatl. gepr. Betriebswirtin

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