Verwendung deutscher (Notar-)Urkunden im Ausland
Wer eine deutsche Urkunde im Ausland verwenden möchte, benötigt eine Bestätigung, dass diese Urkunde echt ist. Während die von einem deutschen Notar errichteten Urkunden (Notarurkunden) in Deutschland aufgrund des Notarsiegels vollumfänglich anerkannt werden und verwendet werden können, gelten für die grenzüberschreitende Verwendung deutscher Notarurkunden im Ausland zusätzliche Anforderungen. Dieses erhöhte Anforderungsprofil ist notwendig, damit auch ausländische Behörden und/oder Gerichte darauf vertrauen dürfen, dass es sich um eine echte öffentliche Urkunde handelt.
Dieser spezifische Echtheitsnachweis von Notarurkunden erfolgt je nach Empfängerstaat durch eine sog. Apostille oder auch durch das Verfahren der sogenannten Legalisation.
Für behördliche Urkunden (z.B. Personenstandsurkunden wie Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden und Schulzeugnisse, Hochschulurkunden etc.) gelten ausschließlich die Bestimmungen der zuständigen Bezirksregierung.
Welche Dokumente sind Urkunden?
Eine Urkunde ist ein formelles Dokument, das eine rechtlich relevante Erklärung enthält und als Beweis für Fakten oder Vereinbarungen im Rechtsverkehr dient. Im deutschen Recht (§ 126 BGB) erfordert eine Urkunde die schriftliche Form und hat Beweisfunktion.
Urkunden müssen bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, damit sie rechtlich als gültig anerkannt werden. Sie müssen grundsätzlich in schriftlicher Form vorliegen, sei es auf Papier oder in elektronischer Form, und der Inhalt muss von den betreffenden Parteien oder einer zuständigen Stelle als wahr anerkannt werden.
Das kann durch Unterschrift, Siegel oder notarielle Beglaubigung geschehen. Eine Urkunde hat zudem eine Beweiskraft, die es ihr ermöglicht, vor Gericht oder in anderen rechtlichen Verfahren als Beweismittel zu dienen. Ihre Echtheit wird oft als gegeben angenommen, und der Inhalt kann nur unter bestimmten Bedingungen angefochten werden.
Welche zwei Arten von Urkunden gibt es?
Eine Urkunde wird aus rechtlicher Sicht in private und öffentliche Urkunde unterschieden. Die Unterscheidung bezieht sich auf die Beweiskraft einer Urkunde: Eine private Urkunde wird in der Regel von Privatpersonen ausgestellt und beinhaltet zum Beispiel Verträge, Vereinbarungen oder Testamente.
Sie sind Beweismittel für den Inhalt einer rechtlichen Vereinbarung, benötigen jedoch keine Beglaubigung. Öffentliche Urkunden hingegen werden von staatlichen oder öffentlich beauftragten Stellen, wie Notaren, Gerichten oder Behörden, erstellt und haben aufgrund ihrer Form und Beglaubigung und Beurkundung eine höhere Beweiskraft. Beispiele für öffentliche Urkunden sind notariell beurkundete Verträge, notarielle Testamente oder Gerichtsurteile..
Öffentliche Urkunden werden durch einen Notar oder eine Behörde beurkundet. Die Beurkundung kann auch von einer Person des öffentlichen Glaubens, wie einem Konsul, durchgeführt werden. Im Gegensatz zur Beglaubigung von Urkunden wird bei der Beurkundung nicht nur die Identität von Personen festgestellt, sondern auch deren Willenserklärungen festgehalten.
Welche privaten Urkunden gibt es?
Private Urkunden dienen dazu, bestimmte rechtliche oder vertragliche Vereinbarungen und Informationen festzuhalten und bestätigen, dass die darin enthaltenen Erklärungen von den beteiligten Parteien abgegeben wurden (§ 416 ZPO). Eine Urkunde dieser Art kann zum Beispiel in einem Zivilprozess relevant sein.
Private Urkunden sind schriftliche Dokumente, die von einer privaten Person oder privaten Institutionen erstellt werden und in der Regel keine Beglaubigung einer Behörde oder notarielle Beglaubigung benötigen.
Im Gegensatz zu öffentlichen Urkunden, die von Behörden oder Notaren erstellt und beurkundet werden, haben private Urkunden in der Regel nur Beweiskraft, wenn sie von den Parteien durch Unterschrift anerkannt werden. Private Urkunden sind zum Beispiel:
• Bürgschaften
• Schuldanerkenntnisse
• Kaufverträge
• Arbeitsverträge
• Testamente ohne notarielle Beurkundung
Was sind Beispiele für öffentliche Urkunden?
Öffentliche Urkunden werden von Behörden oder Notaren erstellt und beurkundet und besitzen eine hohe Beweiskraft durch formelle und gesetzliche Anforderungen. Diese Urkunden unterliegen strengen Formvorschriften, die von der zuständigen öffentlichen Stelle eingehalten werden müssen. Das betrifft zum Beispiel die Echtheit der Unterschrift und die Bestätigungen durch den Notar.
In Deutschland müssen notarielle Urkunden bestimmten formellen Anforderungen entsprechen, wie der Anwesenheit des Notars und der Unterschrift der beteiligten Parteien. Beispiele für öffentliche Urkunden sind beispielsweise:
• Grundstückskaufvertrag
• Verpflichtung zur vollständigen Vermögensübertragung
• Schenkungsversprechen
• Verfügung über einen Erbteil
• notarielles Testament
• Erbvertrag
• Erbverzichtsvertrag
• Erbschaftskauf
• Abtretung/Verpfändung von Gesellschaftsanteilen an einer GmbH
Können deutsche Urkunden im Ausland verwendet werden?
Deutsche öffentliche Urkunden können nicht ohne Weiteres im Ausland verwendet werden. Innerhalb Deutschlands wird auf die Verlässlichkeit vertraut, also
• auf die Echtheit der Urkunde,
• auch auf die Tatsache, dass der auf der Urkunde ausgewiesene Notar auch tatsächlich Notar ist
• die Echtheit der Unterschrift des Notars
• der Notar die Befugnis zum Ausstellen dieser Urkunde hat
Aus der Perspektive eines ausländischen Staates ist das Vertrauen auf die vorstehenden Umstände nicht selbstverständlich. In vielen Ländern benötigt man daher zur Verwendung einer deutschen öffentlichen Urkunde zusätzlich eine Apostille oder sogar eine Legalisation. Allerdings gibt es hier einige wenige Ausnahmen. Im Folgenden erfahren Sie mehr über Apostillen, Legalisation und bilaterale Abkommen.
Zwei unterschiedliche Verfahren: Legalisation und Apostille
Legalisation und Apostille sind zwei unterschiedliche Verfahren, durch die deutsche öffentliche Urkunden zur Verwendung im Ausland anerkannt werden können.
Bei der Legalisation bestätigt die Botschaft oder ein Konsulat des betreffenden Staates die Echtheit der deutschen Urkunde. Konsulate ausländischer Staaten fordern häufig die Beglaubigung von Urkunden durch eine deutsche Behörde, die sogenannte Vorbeglaubigung.
Im Falle einer Apostille, die auf dem Haager-Übereinkommen basiert, wird diese Bestätigung von einer hierfür zuständigen Stelle in Deutschland vorgenommen. Beide Prozesse ermöglichen die rechtskonforme Vorlage Ihrer Urkunden im Ausland.
Erleichterter Echtheitsnachweis für Urkunden: die Apostille
Die Apostille („Apostille nach der Konvention von Den Haag“ / „Haager Apostille“) entspricht einem erleichterten Echtheitsnachweis für Urkunden im Ausland. Das „Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ (auch als Haager Apostille-Übereinkommen bekannt) wurde am 5. Oktober 1961 in Den Haag unterzeichnet.
Ziel des Übereinkommens ist es, die bürokratischen Hürden für die Anerkennung öffentlicher Urkunden im Ausland zu verringern, indem Urkunden von der diplomatischen oder konsularischen Legalisation befreit werden. Das Verfahren der Legalisation wird durch die sogenannte Apostille ersetzt.
Was versteht man unter einer Apostille?
Die Apostille ist ein vereinfachtes Verfahren der Erteilung der Anerkennung von Urkunden für die Verwendung im Ausland. Nach dem Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 wird lediglich eine Urkunde um eine zusätzliche Seite, die Apostille, erweitert.
Eine Apostille ist also ein spezieller Stempel oder eine Bescheinigung, die von einer zuständigen Behörde im Ursprungsland der Urkunde ausgestellt wird. Auf der Ausfertigung bzw. der beglaubigten Abschrift der Notarurkunde bestätigt der Präsident des Landgerichts die Echtheit der notariellen Unterschrift samt Siegel und Amtsbefugnis des Notars.
Dieses Verfahren soll einen effizienten Echtheitsnachweis für den grenzüberschreitenden Urkundsverkehr gewährleisten. Die Apostille stellt eine Befreiung von der notwendigen Legalisation durch die Auslandsvertretung dar und vereinfacht somit den gesamten Prozess.
Für welche Länder braucht man eine Apostille?
Mit einer Apostille kann die Urkunde in anderen Vertragsstaaten des Haager-Übereinkommens anerkannt werden, ohne dass eine weitere Legalisation erforderlich ist. Sämtliche Mitgliedsstaaten der EU, das Vereinigte Königreich, Zypern, sowie u.a. auch Israel, Russland, die Türkei und die USA, Australien und Staaten in Südamerika haben sich im Rahmen dieses Apostillenübereinkommens zusammengeschlossen und arbeiten im Rahmen des grenzüberschreitenden Urkundsverkehrs mit dem erleichterten Echtheitsnachweis.
Welche Dokumente können apostilliert werden?
Mit der Apostille können öffentliche Urkunden beglaubigt werden. Das können zum Beispiel Dokumente wie notarielle Urkunden oder gerichtliche Urkunden sein.
Wenn Sie Testamente, einen Kaufvertrag oder eine Vollmacht mit der Apostille beglaubigen lassen wollen, ist dafür zunächst die formell korrekte Erstellung durch den Notar und notarielle Beurkundung erforderlich. Die Beurkundung durch den Notar führt dazu, dass diese privaten Urkunden in öffentliche Urkunden umgewandelt werden.
Erschwerter Echtheitsnachweis für Urkunden: Legalisation
Für die Verwendung einer notariellen Urkunde in einem Staat, der nicht Vertragspartei des Haager Apostillenübereinkommens ist, erfolgt die Legalisation als erschwerter Echtheitsnachweis in zwei Schritten: Zunächst ist eine Zwischenbeglaubigung der Notarurkunde durch den Präsidenten des Landgerichts oder die Bezirksregierung (in Abhängigkeit von der Urkunde) einzuholen. In einigen Fällen kann eine zusätzliche Vorlegalisierung durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten erforderlich sein, bevor die konsularische Legalisation erfolgen kann. Sodann erfolgt eine sog. Überbeglaubigung durch die zuständige Botschaft des Empfängerlandes in Deutschland.
Für welche Länder wird die Legalisation benötigt?
Der Legalisation bedarf es u.a. für Notarurkunden, die in Marokko, Südafrika, Tunesien oder den Vereinigten Arabischen Emiraten verwendet werden sollen.
Einige Empfängerstaaten verlangen darüber hinaus eine sog. Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, so beispielsweise China (mit Ausnahme von Hong Kong und Macau).
Ablauf der Legalisation von Urkunden durch ausländische Vertretungen
Die Legalisation von Urkunden für das Ausland ist ein Verfahren, das in der Regel über ausländische Vertretungen abgewickelt wird. Es umfasst mehrere Schritte, beginnend mit den Beglaubigungen der Urkunden und der Einhaltung der Vorschriften des entsprechenden Übereinkommens.
Die Legalisation erfolgt durch die Botschaft oder das Konsulat des Landes, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Diese überprüft, ob die Beglaubigung der Urkunde korrekt erfolgt ist und bestätigt dies mit einem Stempel- oder Siegelaufdruck. In der Regel handelt es sich dabei um einen zusätzlichen Stempel, der die Echtheit des Dokuments bekräftigt und seine Gültigkeit im Ausland gewährleistet.
In einigen Fällen kann es auch zu einer Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation kommen. Dieses komplexe Verfahren kann sich als wahres Labyrinth entpuppen, insbesondere wenn auch Kinder betroffen sind. Dank der langjährigen Erfahrung als Notar in Bochum ist Notar Dr. Thomas Durchlaub Ihr kompetenter Ansprechpartner, um Sie sicher durch diesen Prozess zu führen.
Bilaterale Abkommen: Keine Echtheitsbescheinigung erforderlich
Neben dem Haager Übereinkommen gibt es auch bilaterale oder multilaterale Abkommen zwischen Ländern, die den Bedarf an einer Beglaubigung von Urkunden verringern. Diese Abkommen regeln, dass Dokumente, die in einem der beteiligten Länder ausgestellt wurden, auch in den anderen beteiligten Ländern ohne eine zusätzliche Beglaubigung, Apostillen oder Legalisation anerkannt werden. In solchen Fällen ist keine weitere Prüfung oder Beglaubigung notwendig, weil das Abkommen gegenseitiges Vertrauen zwischen den beteiligten Staaten sicherstellt.
Was versteht man unter bilateralen Abkommen?
Länder, die ähnliche rechtliche Systeme und Verfahren aufweisen, wie zum Beispiel viele europäische Länder oder Staaten, besitzen oft ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen in die Authentizität und die Rechtmäßigkeit von Urkunden, die im jeweils anderen Land ausgestellt wurden. Dadurch ist es nicht notwendig, die zusätzliche Beglaubigung von Urkunden durch Erteilung der Apostille oder die Legalisation durchzuführen.
In welchen Ländern ist keine zusätzliche Beglaubigung einer Urkunde erforderlich?
Aufgrund bilateraler Abkommen können deutsche Notarurkunden in Dänemark (außer Grönland und Färöer), Frankreich, Belgien, Italien, Schweiz, Luxemburg und Österreich in gleicher Weise vorgelegt werden wie in ihrem Ursprungsland Deutschland.
Das bedeutet, dass in diesen Ländern auf die zusätzliche Beglaubigung von Urkunden verzichtet wird. Weder die Apostille noch die Legalisation sind in diesen Ländern erforderlich!
Welche Gebühren fallen für die Anerkennung von Urkunden im Ausland an?
Die Anerkennung deutscher Urkunden im Ausland ist ein wichtiger Teil des internationalen Rechtsverkehrs. Das bedeutet, dass Urkunden, die in Deutschland ausgestellt wurden, auch von ausländischen Behörden und Institutionen anerkannt werden.
Je nach Land sind die notariellen Beglaubigungen oder Beurkundungen, Apostillen oder Legalisationen für Urkunden zur Verwendung im Ausland erforderlich.
Dänemark, Frankreich, Italien, Österreich
• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung
Staaten des Haager-Übereinkommens
• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung
• Notargebühr für die Einholung der Apostille: 25,00 € zzgl. Umsatzsteuer
• Gerichtsgebühr für die Apostillierung: 25,00 €
Sonstige Staaten
• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung
• Notargebühr für die Einholung der Zwischenbeglaubigung: 50,00 € zzgl. Umsatzsteuer
• Gerichtsgebühr für die Zwischenbeglaubigung: 25,00 €
• Gebühr für die Überbeglaubigung abhängig von der jeweiligen Auslandsvertretung
• Behördengebühr für Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt: 25,00 €
So vermeiden Sie Fehler bei der Anerkennung von Urkunden im Ausland
Bevor Sie eine Urkunde im Ausland verwenden, sollten Sie sich über die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Landes informieren. Es ist wichtig zu wissen, welche Art von Beglaubigung erforderlich ist. Gegebenenfalls müssen Sie die Vorbeglaubigung der Urkunde durch eine zuständige Behörde vornehmen lassen.
Im Rahmen der Zuständigkeit kann ein Notar Informationen und Beratung zur erforderlichen Art des Echtheitsnachweises und den zuständigen deutschen Stellen bieten, um Ihre Urkunden rechtssicher im Ausland verwenden zu können.
