Verwendung deutscher (Notar-)Urkunden im Ausland

Wer eine deutsche Urkunde im Ausland verwenden möchte, benötigt eine Bestätigung, dass diese Urkunde echt ist. Während die von einem deutschen Notar errichteten Urkunden (Notarurkunden) in Deutschland aufgrund des Notarsiegels vollumfänglich anerkannt werden und verwendet werden können, gelten für die grenzüberschreitende Verwendung deutscher Notarurkunden im Ausland zusätzliche Anforderungen. Dieses erhöhte Anforderungsprofil ist notwendig, damit auch ausländische Behörden und/oder Gerichte darauf vertrauen dürfen, dass es sich um eine echte öffentliche Urkunde handelt.

Dieser spezifische Echtheitsnachweis von Notarurkunden erfolgt je nach Empfängerstaat durch eine sog. Apostille oder auch durch das Verfahren der sog. Legalisation.

Für behördliche Urkunden (z.B. Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden, Schulzeugnisse, Hochschulurkunden etc.) gelten ausschließlich die Bestimmungen der zuständigen Bezirksregierung.

Anna Gilgenberg

Notarfachwirtin

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Apostille

Die Apostille („Apostille nach der Konvention von Den Haag“ / „Haager Apostille“) entspricht einem erleichterten Echtheitsnachweis.

Auf der Ausfertigung bzw. der beglaubigten Abschrift der Notarurkunde bestätigt der Präsident des Landgerichts die Echtheit der notariellen Unterschrift samt Siegel und Amtsbefugnis des Notars. Dieses Verfahren soll einen effizienten Echtheitsnachweis für den grenzüberschreitenden Urkundsverkehr gewährleisten.

Sämtliche Mitgliedsstaaten der EU sowie u.a. auch Israel, Russland, die Türkei und die USA haben sich im Rahmen dieses Apostillenübereinkommens zusammengeschlossen und arbeiten im Rahmen des grenzüberschreitenden Urkundsverkehrs mit dem erleichterten Echtheitsnachweis.

Legalisation

Für die Verwendung einer notariellen Urkunde in einem Staat, der nicht Vertragspartei des Haager Apostillenübereinkommens ist, erfolgt die Legalisation als erschwerter Echtheitsnachweis in zwei Schritten: Zunächst ist eine Zwischenbeglaubigung der Notarurkunde durch den Präsidenten des Landgerichts einzuholen. Sodann erfolgt eine sog. Überbeglaubigung durch die zuständige Botschaft des Empfängerlandes in Deutschland.

Der Legalisation bedarf es u.a. für Notarurkunden, die in Marokko, Südafrika, Tunesien oder den Vereinigten Arabischen Emiraten verwendet werden sollen.

Einige Empfängerstaaten verlangen darüber hinaus eine sog. Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, so beispielsweise China (mit Ausnahme von Hong Kong und Macau)

Befreiung des erhöhten Echtheitsnachweises

Aufgrund bilateraler Abkommen können deutsche Notarurkunden in Dänemark, Frankreich, Italien und Österreich in gleicher Weise vorgelegt werden wie in ihrem Ursprungsland Deutschland. Weder die Apostille noch die Legalisation sind in diesen vier Ländern erforderlich!

Gebühren

1) Dänemark, Frankreich, Italien, Österreich

• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung

2) Staaten des Haager Apostillenübereinkommens:

• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung

• Notargebühr für die Einholung der Apostille: 25,00 € zzgl. Umsatzsteuer

• Gerichtsgebühr für die Apostillierung: 25,00 €

3) Sonstige Staaten

• Gesetzl. festgelegte Notargebühren für die notarielle Beglaubigung oder Beurkundung

• Notargebühr für die Einholung der Zwischenbeglaubigung: 50,00 € zzgl. Umsatzsteuer

• Gerichtsgebühr für die Zwischenbeglaubigung: 25,00 €

• Gebühr für die Überbeglaubigung abhängig von der jeweiligen Auslandsvertretung

• Behördengebühr für Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt: 25,00 €

Deutsche Öffentliche Urkunden können nicht ohne weiteres im Ausland verwandt werden. Innerhalb Deutschlands wird auf die Verlässlichkeit vertraut, also

– auf die Echtheit der Urkunde,

– auch auf die Tatsache, dass der auf der Urkunde ausgewiesene Notar auch tatsächlich Notar ist,

– und die Unterschrift des Notars echt ist, also von ihm stammt

– und der Notar auch die Befugnis zum Ausstellen dieser Urkunde hat.

Aus der Perspektive eines ausländischen Staates ist das Vertrauen auf die vorstehenden Umstände nicht selbstverständlich. In vielen Ländern benötigt man daher zur Verwendung einer deutsche Öffentlichen Urkunde zusätzliche eine Apostille oder sogar eine Legalisation.

Alles weitere können Sie in meinem Blogbeitrag Die Verwendung von deutschen notariellen Urkunden im Ausland Apostille / Legalisation, was ist das und wofür benötige ich was? nachlesen.