Wer eine deutsche Urkunde im Ausland verwenden möchte, benötigt grundsätzlich eine Bestätigung, dass diese Urkunde echt ist. Von einem deutschen Notar errichtete Urkunden (Notarurkunden) werden in Deutschland aufgrund des Notarsiegels vollumfänglich anerkannt. Innerhalb Deutschlands wird daher auf die Verlässlichkeit vertraut, also
Für die grenzüberschreitende Verwendung deutscher Notarurkunden im Ausland gelten zusätzliche Anforderungen. Deutsche Öffentliche Urkunden können nicht ohne weiteres im Ausland verwandt werden.
Aus der Perspektive eines ausländischen Staates ist das Vertrauen auf die vorstehenden Umstände nicht selbstverständlich. In vielen Ländern benötigt man daher zur Verwendung einer deutsche Öffentlichen Urkunde zusätzlich einen spezifischen Echtheitsnachweis und zwar eine Apostille oder sogar eine Legalisation.
Die Apostille („Apostille nach der Konvention von Den Haag“ / „Haager Apostille“) beinhaltet einen erleichterten Echtheitsnachweis. Durch das Verfahren einer Apostille bzw. Legalisation wird durch eine staatliche Stelle im Inland (im Fall der Apostille) oder sogar zusätzlich durch eine konsularische Vertretung des ausländischen Staates in Deutschland die Echtheit der Unterschrift des Notars und seine Befugnis zur Ausstellung dieser Öffentlichen Urkunde bestätigt. Damit wird der Beweiswert der Urkunde für die Verwendung im Ausland festgestellt.
Wenn ein ausländischer Staat dem Deutschen Staat bzw. der Verlässlichkeit seines Urkundenwesens vertraut, wird er die Urkunde ohne gesonderten Echtheitsnachweis anerkennen, wie er die Urkunden, die aus dem eigenen Land stammen, anerkennt. Mit
bestehen entsprechende bilaterale Abkommen, die eine solche Anerkennung regeln. In diesen Ländern werden deutsche Urkunden ohne weiteres anerkannt und können ohne weiteren Echtheitsnachweis verwandt werden.
Eine weitere Gruppe von Staaten, diese haben sich einem entsprechenden Völkerrechtlichen Vertrag, dem Haager Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation vom 5. Oktober 1961 (BGBl. 1965 II S. 876), angeschlossen, fordert neben der deutschen öffentlichen Urkunde noch eine Bestätigung einer deutschen staatlichen Stelle, nämlich des für den beglaubigenden oder beurkundenden Notar zuständigen örtlichen Landgerichtspräsidenten/in. Diese Echtheitsbestätigung wird als Apostille bezeichnet. Zu diesen Staaten gehören insbesondere alle EU-Staaten aber auch viele andere Staaten, die dem Abkommen rechtswirksam beigetreten sind (Stand: Juli 2021):
Das Haager Apostille-Übereinkommen gilt im Verhältnis zu Deutschland für folgende Staaten:
*Mit diesen Staaten gibt es zusätzliche bilaterale Abkommen, die für bestimmte Urkunden einen Verzicht auf jede Förmlichkeit einschließlich der Apostille vorsehen.
Aserbaidschan, Burundi, Dominikanische Republik, Indien, Kirgisistan, Kosovo, Liberia, Marokko, Moldau, Mongolei, Paraguay, die Philippinen, Tadschikistan, Tunesien und Usbekistan sind dem Apostilleübereinkommen ebenfalls beigetreten. Deutschland hat jedoch Einspruch gegen den Beitritt dieser Staaten eingelegt, so dass das Übereinkommen zwischen Deutschland und ihnen keine Anwendung findet.
Der Landgerichtspräsident/in (nicht in Person, sondern als Behörde durch einen dort tätigen Beamten) prüft im Rahmen der sogenannten Apostillierung die vorgenannten Voraussetzungen, also die Echtheit der Urkunde und deren Inhalt als zulässige Amtshandlung des Notars. Die Apostille wird in Gestalt eines im Haager Übereinkommen festgelegten Stempels der Größe 9×9 Zentimeter direkt auf das durch Apostille zu beglaubigende Dokument aufgebracht und muss immer mit dem Titel „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ überschrieben sein. Alles weitere kann in der jeweiligen Landessprache ausgefüllt werden.
Ist die deutsche Öffentliche Urkunde in deutscher Sprache abgefasst, kann dieser aber nur in der Landessprache des Verwendungslandes dort vorgelegt werden, muss die Übersetzung mit der Apostille beglaubigt werden anstelle des originalen Dokuments. Je nachdem um welche Art Urkunde oder Dokument es sich handelt, ist die Übersetzung durch einen beeidigten Übersetzer notwendig.
Auch wenn Apostille und die Legalisation viele Unterschiede ausweisen, haben Sie eines gemeinsam: Bei beiden Begriffen handelt es sich um Überbeglaubigungen für öffentliche Dokumente, Unterschriften oder Stempel.
In allen anderen Ländern als den für die Apostille vorstehend Genannten muss eine sogenannte Legalisation als erschwerter Echtheitsnachweis durchgeführt werden. In diesen Ländern erstreckt sich das Vertrauen des ausländischen Staates nicht auf die Echtheit der Urkunde bescheinigende Behörde in Deutschland, sondern die Legalisation wird durch einen Konsularbeamten des jeweiligen Staates, in dem die Urkunde vorgelegt werden soll, durchgeführt.
Dieses Verfahren ist aufwändiger als die Einholung einer Apostille. Die Legalisation setzt zunächst eine sogenannten Vorbeglaubigung durch die in Deutschland (Ausstellungsland der Urkunde) zuständige Behörde voraus. Hiernach wird die Legalisation durch die konsularische Landesvertretung des Ziellandes (Land der Verwendung der deutschen Urkunde) durchgeführt.
Einige Empfängerstaaten verlangen darüber hinaus noch eine sog. Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt, so beispielsweise China (mit Ausnahme von Hong Kong und Macau).
1) Staaten des Haager Apostillenübereinkommens:
2) Sonstige Staaten
Ihr Notar berät Sie gern zu den Erfordernissen der Verwendung einer deutschen öffentlichen Urkunde im Ausland.
Herzlichst, Ihr
Notar Dr. Thomas Durchlaub, MBA
