Geschäftsordnung für GmbH-Geschäftsführer: Ein wichtiges Instrument zur Haftungsbegrenzung

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Kollektive Haftung aller Geschäftsführer

Besteht bei einer GmbH mehr als ein Geschäftsführer und ist hinsichtlich der Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten nichts weiter geregelt, so ist jeder Geschäftsführer für alle Bereiche zuständig und haftet auch für Versäumnisse des anderen Geschäftsführers.

Dies ist insbesondere in der Krise der Gesellschaft misslich, wenn ein Geschäftsführer z.B. Umsatzsteuer und/oder Lohnsteuern nicht oder nicht rechtzeitig anmeldet und abführt. Nach §§ 69, 34 AO haften die Geschäftsführer einer GmbH für die Steuerschulden der GmbH, wenn und soweit infolge vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Verletzung der den Geschäftsführern auferlegten Pflichten Steuern der GmbH nicht oder nicht rechtzeitig festgesetzt oder erfüllt werden.

Reduzierung der Haftung durch Erlass einer Geschäftsordnung

Diese Haftung kann durch den Erlass einer Geschäftsordnung für die Geschäftsführung reduziert werden. Durch eine Geschäftsordnung wird das Zusammenwirken mehrerer Geschäftsführer geregelt und es werden Zuständigkeiten klar abgegrenzt. Bei einer solchen Verteilung der Zuständigkeiten wird auch die Verantwortung zu einem wesentlichen Teil aufgeteilt, so dass bei individuellen Fehlern eines Geschäftsführers, die übrigen nicht mithaften. Es fehlt dann regelmäßig an dem erforderlichen Verschulden, weil der Pflichtenkreis durch die Geschäftsordnung grundsätzlich reduziert wird.

Auch bei einer Geschäftsordnung bleiben Überwachungspflichten für fremde Ressorts

Durch eine Geschäftsordnung wird die Verantwortlichkeit und Haftung jedoch nicht komplett aufgehoben.

Jeder ─ auch ressortfremde ─ Geschäftsführer bleibt verpflichtet, auch außerhalb seines Ressorts seinen Informations- und Kontrollpflichten nachzukommen. Hätte er bei ordnungsgemäßer Erfüllung dieser Pflichten feststellen können, dass der Mitgeschäftsführer seinen Pflichten nicht ordnungsgemäß nachkommt, ist jeder Geschäftsführer verpflichtet, auch ressortübergreifend einzuschreiten oder sein Amt niederzulegen. Dies gilt insbesondere in der Unternehmenskrise. Tut er dies nicht, schützt ihn das Ressortprinzip auch nicht mehr.

Umfang der Kontrollpflichten

Die Kontrollpflicht wird im Rahmen von regelmäßigen Geschäftsführersitzungen erfüllt, in denen sich die Geschäftsführer gegenseitig über die Ereignisse in ihren Zuständigkeitsbereichen unterrichten. Eine umfassende Überwachungspflicht bei jeder einzelnen Handlung eines Mitgeschäftsführers ist nicht erforderlich (vgl. BGH vom 5.12.89, VI ZR335/89, GmbHR 90, 207). Es ist sehr zu empfehlen, die Ergebnisse der Geschäftsführersitzungen zu protokolliert.

Voraussetzungen einer wirksamen Geschäftsordnung

Für eine wirksame Geschäftsordnung sind verschiedene Voraussetzungen zu beachten:

  • Erlass durch das zuständige Organ
  • Beschlussfassung mit der erforderlichen Mehrheit
  • kein Verstoß gegen GmbH-Gesetz / Gesellschaftsvertrag / Geschäftsführeranstellungsvertrag
  • Form des Abschlusses (Schriftform (!), vgl. BFH 17.5.88, VII R 90/85, GmbHR 89, 170 ff.)
  • Rechtssichere Formulierung

Bei dem Entwurf einer entsprechenden Geschäftsordnung unterstütze ich Sie gern.

Herzlichst, Ihr
Notar Dr. Thomas Durchlaub, MBA

Signatur Notar Dr. Thomas Durchlaub, MBA