Notarielle Beurkundung: Ablauf & Kosten

Was sollten Sie über eine notarielle Beurkundung wissen?

Die notarielle Beurkundung eines Vertrags ist in Deutschland in bestimmten Fällen gesetzlich vorgeschrieben, zum Beispiel bei Grundstücksgeschäften, Schenkungsversprechen, Eheverträgen oder Erbverträgen. In weiteren Fällen wird sie dringend angeraten, etwa wenn mehrere Parteien an einem Rechtsgeschäft beteiligt sind und der Vertrag für diese Personen bedeutende persönliche oder wirtschaftliche Folgen haben kann.


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Definition notarielle Beurkundung

Mit der notariellen Beurkundung wird sichergestellt, dass die Interessen aller Beteiligten im Vertrag berücksichtigt wurden. Denn im Gegensatz zur notariellen Beglaubigung stellt der Notar bei der notariellen Beurkundung – der Definition nach eine „öffentliche Beurkundung” – nicht nur die Identität der Parteien fest, sondern auch deren „Vertragswillen”.

Anschließend protokolliert er schriftlich die abgegebenen Willenserklärungen. Dem geht eine Beratung aller Beteiligten über die rechtlichen Konsequenzen voraus, die der Vertrag mit sich bringt. Diese Beratung wird in der notariellen Urkunde ebenfalls festgehalten und anschließend mit den Unterschriften bestätigt.

Neben diesen Formvorgaben hat eine notarielle Beurkundung verschiedene Ziele und Funktionen für beide Parteien. Zu ihnen zählen die Gültigkeits-, Warn- und Beweisfunktion sowie die Beratungs- und Kontrollfunktion.

Was ist eine notarielle Beurkundung beim Notar?

Die notarielle Beurkundung ist eine besondere Form der Urkunde. Diese Urkunde stellt aus rechtlicher Perspektive eine schriftliche Erklärung dar, die Sachverhalte bzw. Tatbestände und Willenserklärungen festhält. Die Beurkundung durch Notare hat das stärkste juristische Gewicht und erfolgt zum Beispiel bei einem Kaufvertrag einer Immobilie oder einem Testament. Es gibt eine Liste rechtlicher Vorgaben zur Erstellung einer notariellen Urkunde.

Eine notarielle Beurkundung ist eine Niederschrift der Vereinbarungen, die von den betroffenen Parteien getroffen wurden. Die Beurkundung durch einen Notar weist die Rechtsmäßigkeit der Aussagen nach, sowie, dass die fachkundige Beratung und Belehrung durchgeführt wurden. Die Tragweite und die rechtliche Bedeutung der Rechtsgeschäfte soll dadurch jedem Beteiligten bei der Abwicklung von Verträgen, Vereinbarungen und Willenserklärungen etc. bewusst sein. Die notarielle Beurkundung ist mit viel Verantwortung verbunden und ihr Formerfordernis stellt eine Ausnahme im Rechtsverkehr dar.

Beispiele für eine gesetzlich vorgeschriebene Beurkundung durch einen Notar

Eine notarielle Beurkundung ist gesetzlich zum Beispiel für einen Grundstückskaufvertrag vorgeschrieben. Es gehört zu den Pflichten eines Notars sowohl den Käufer als auch den Verkäufer vor der Beurkundung über die Tragweite und Bedeutung von dem jeweiligen Kaufvertrag in aller Ausführlichkeit aufzuklären. Erst wenn sich Käufer und Verkäufer dazu entschieden haben und sicher sind, erfolgt die Willenserklärung. Durch die Aufklärung und Belehrung durch den Notar soll verhindert werden, dass ein Partner durch seine Unterschrift einem Kaufvertrag unbeabsichtigt zustimmt.

Die Urkunde ist ein Beweis für das Geschäft und der getroffenen Vereinbarung. Werden bestimmte Verträge nicht notariell beurkundet, sind sie nicht gültig.

Wie schnell bekomme ich einen Termin bzw. einen Entwurf?

In der Regel erhalten Sie in unserem Notariat sehr schnell einen Entwurf für Ihre notarielle Beurkundung. Liegen uns alle Informationen vor und sind die Fragen vorab geklärt, beträgt die Bearbeitungszeit dafür in der Regel 1-3 Werktage.

Daraufhin erfolgen die Überprüfung Ihrerseits sowie die einer sachkundigen Person ihres Vertrauens und weitere Vorkehrungen. Anschließend können wir sehr kurzfristig einen Beurkundungstermin innerhalb weniger Tage vereinbaren. Die gesetzliche Regelung bei Grundstückskaufverträgen schreibt vor, dass bei der Beteiligung eines Unternehmers und einer Privatperson (eines Verbrauchers) zwischen der Versendung des Entwurfs und dem Tag der notariellen Beurkundung mindestens zwei Wochen liegen müssen.

Anna Gilgenberg
Notarfachwirtin
Staatl. geprüfte Betriebswirtin
Ihre erste Ansprechpartnerin

Wann muss ich einen Vertrag von einem Notar beurkunden lassen?

Eine notarielle Beurkundung erfolgt sowohl bei einem Vertrag als auch bei Willenserklärungen. Es gibt auch Fälle, in denen der Gesetzgeber vorschreibt, einen Notar hinzuzuziehen. Dabei handelt es sich um Verträge und Willenserklärungen mit weitreichenden Folgen für die betroffenen Personen. Durch die Beurkundungen durch Notare möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass die Parteien über die rechtliche Tragweite ihrer Handlung aufgeklärt sind.

In einigen Fällen ist eine notarielle Beurkundung zwingend notwendig. Dazu zählen z.B. Grundstückskaufverträge. Das sind Verträge über den Erwerb eines unbebauten oder mit einem Haus bebauten Grundstücks oder über eine Eigentumswohnung. Liegt keine Beurkundung durch einen Notar vor, ist die Vereinbarung durch die Parteien aufgrund des Formmangels nichtig.

Rechtsgeschäfte mit der Formvorgabe einer notariellen Beurkundung

Eine notarielle Beurkundung ist für bestimmte Rechtsgeschäfte gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen z.B. Immobilienkaufverträge, der Kauf von mit Häusern bebauten oder nicht bebauten Grundstücken oder Eigentumswohnungen, Eheverträge oder Erbverzichtsverträge.

Wichtige Fälle, in denen eine notarielle Beurkundung zwingend erforderlich ist, sind Schenkungsversprechen ( Schenkung , § 518 I BGB), Grundstückskaufvertrag (§ 311b I BGB) bzw. Auflassung (§§ 873,925 BGB), Ehevertrag (§ 1410 BGB), Erbvertrag (§ 2276 I BGB), bei Aktiengesellschaften Feststellung der Satzung (§ 23 I AktG) sowie die Niederschrift von Beschlüssen der Hauptversammlung (§ 130 I AktG) und bei Gründung einer GmbH der Gesellschaftsvertrag (§ 2 GmbHG).

Was ist der Unterschied zwischen einer notariellen Beglaubigung und einer Beurkundung?

Eine notarielle Beurkundung und eine Beglaubigung durch einen Notar unterscheiden sich im Wesentlichen in einem Hauptmerkmal. Bei der Abwicklung muss bei der Beurkundung der Notar in Beisein aller beteiligten Parteien den vollständigen Text der Urkunde vorlesen. Dies ist bei Beglaubigungen nicht notwendig, da der Notar hier nur für die Bestätigung der Identität der Beteiligten zuständig ist.

So wird sichergestellt, dass alle Interessen berücksichtigt werden. Bei der notariellen Beurkundung stellt der Notar somit auch den Vertragswillen aller Beteiligten fest. Dies ist bei Beglaubigungen nicht der Fall.

Vorteile der notariellen Beurkundung

Notarielle Urkunden bieten nicht nur Rechts- und Beweissicherheit, sondern sind auch Vollstreckungstitel. Das bedeutet, dass mit einer notariellen Urkunde auch eine Zwangsvollstreckung möglich ist, wenn beispielsweise ein Kaufpreis nicht bezahlt wurde. So erspart die notarielle Beurkundung gegebenenfalls auch die Zeit und die Kosten für ein Gerichtsverfahren.

Wann ist eine notarielle Beurkundung verpflichtend oder ratsam?

Ablauf des Verfahrens der notariellen Beurkundung

Im Folgenden erhalten Sie einen Einblick in den Ablauf von notariellen Beurkundungsverfahren.

  1. Schritt: Erstgespräch per Telefon

    Im ersten Schritt melden Sie sich telefonisch bei Ihrem Notar. Schon in diesem Telefonat erhalten Sie die ersten wichtigen Informationen von Ihrem Notar.

  2. Schritt: Erfassungsbogen

    In manchen Fällen benötigen Sie einen Erfassungsbogen, mit dem die erforderlichen Daten übermittelt werden. Das Dokument beinhaltet ggf. weitere Hinweise. Falls nicht, erhalten Sie diese gesondert.

    Wichtig ist: Lesen Sie sich alle Einzelheiten aufmerksam durch. Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, reichen Sie das Dokument bitte in elektronischer Form oder in Papier-Form bei Ihrem Notar ein. Sollten noch Inhalte unklar sein oder weitere Beratung nötig sein, vereinbaren wir einen Termin.

  3. Schritt: Entwurf der Urkunde durch den Notar

    Der Notar übermittelt dem Auftraggeber seinen ersten Entwurf. Zu diesem Zeitpunkt kann der Notar noch Änderungen vornehmen. Diese sollten Sie dem Notar unverzüglich mitteilen. So kann der Notar die Anpassungen bis zum Termin der Beurkundung umsetzen. Nur wenn wir die Änderungen vorab aufnehmen können, können wir einen erfolgreichen Notar-Termin gewährleisten.

    Weitere Besprechungen mit Ihrem Notar können dann per E-Mail, Telefon oder in einer Videokonferenz stattfinden. Die Urkunde wird zwischen dem Notar und den beteiligten Personen genau abgestimmt. Daraufhin terminieren wir den Tag der Beurkundung.

  4. Schritt: Termin für die notarielle Beurkundung

    Am Tag der Beurkundung durch den Notar klären wir noch alle bestehenden Fragen. Anschließend erfolgt die notarielle Feststellung der Personalien aller Beteiligten, wie es die gesetzlichen Vorgaben verlangen. Deswegen ist es notwendig, dass bei notariellen Beurkundungen alle Beteiligten gültige Ausweisdokumente in Form von einem Personalausweis oder Reisepass (mit einer Meldebescheinigung, aus der ihre Wohnanschrift hervorgeht) vorlegen können.

    Daraufhin verliest der Notar die Urkunde wortwörtlich. Dies ist vom Gesetzgeber hinsichtlich einer notariellen Beurkundung vorgeschrieben. Der Notar stellt auf diese Weise sicher, dass alle Anwesenden den Inhalt der spezifischen Urkunde gehört haben und kennen. Anschließend muss er zudem sichergehen, dass dieser Inhalt zudem von allen Anwesenden verstanden wurde.

    An diesem Punkt folgt die Erläuterung der Urkunde durch den Notar. Auch dies ist gesetzlich vorgeschrieben. Die Unterschrift auf der Urkunde ist der letzte Punkt und hält fest, dass alle Beteiligten mit dem Inhalt der Urkunde einverstanden sind. Der Beurkundungsvorgang ist dadurch abgeschlossen.

    Im Anschluss an die Beurkundung erhalten Sie Abschriften der Urkunde per Post.

Anna Gilgenberg
Notarfachwirtin
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Was beinhaltet das Beurkundungsgesetz (BeurkG)?

Das Beurkundungsgesetz (BeurkG) beinhaltet im Detail alle Bestimmungen zur Errichtung und zum Umgang mit einer notariellen Urkunde. Auch die Regeln der notariellen Pflichten sind per Gesetz festgehalten. Dazu zählen die Identitätsüberprüfung der beteiligten Personen sowie das Vorlesen der Niederschrift in ihrer Gegenwart.

Wenn notariell beurkundete Erklärungen den Beteiligten nicht in Gegenwart des Notars vorgelesen werden, ist die Beurkundung auch mit Unterschrift unwirksam. Dies ist zudem der Fall, wenn die Niederschrift nur halb bzw. unvollständig vorgelesen wird – auch wenn dies auf ausdrücklichen Wunsch aller Parteien geschieht. Das Vorlesen ist die Basis dafür, dass der gesamte Inhalt besprochen und eventuelle Fragen geklärt werden können.

Kann ein Notar eine notarielle Beurkundung online in einer Video-Konferenz vornehmen?

Zum Termin der Beurkundung ist nach den rechtlichen Vorgaben die Anwesenheit von Notar und den Beteiligten notwendig. Besprechungen können allerdings jederzeit online erfolgen. Außerdem können andere Beteiligte, wie ein Rechtsanwalt, Finanzberater oder Makler, per Video-Konferenz in den Beurkundungsraum zugeschaltet werden.

Mit welchen Kosten muss bei einer notariellen Beurkundung gerechnet werden?

Zu den Kosten einer notariellen Beurkundung kann keine einheitliche Antwort gegeben werden. Diese richten sich immer nach dem Gegenstandswert der jeweiligen notariellen Tätigkeit. Das bedeutet, dass es für fast keinen Vorgang der notariellen Beuurkundung eine Festgebühr gibt. Wenden Sie sich wegen der Kosten bitte an Ihren Notar oder seine Mitarbeiter. Sie werden Ihnen Auskunft darüber geben, welche Kosten bei der Ausübung des jeweiligen Rechtsgeschäfts verlangt werden.

Die Kosten für ein Rechtsgeschäft unterscheiden sich je nach Notar nicht. Die Gebühren für die Leistungen eines Notars sind im Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) transparent einsehbar. Da jeder Notar daran gebunden ist, erhalten Sie alle notariellen Dienstleistungen zum gleichen Preis.

Die Kosten der notariellen Beurkundungen setzen sich aus der Beratung, dem Entwurf der Urkunde und der Beurkundung zusammen. Welcher Teil der Vertragsparteien die Kosten für die notarielle Beurkundung trägt, wird in der Regel in der Vereinbarung der Urkunde festgehalten.

Die Kosten der notariellen Beurkundung können Sie bei uns im Notariat vor Ort entweder mit Ihrer EC- oder Kredit-Karte oder per Überweisung von Zuhause aus bezahlen.

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Haben Sie weitere Fragen?

Notar Dr. Thomas Durchlaub und seine Mitarbeiter beraten Sie gern zu allen Belangen der notariellen Beurkundung.

Ihre erste Ansprechpartnerin
Anna Gilgenberg
Notarfachwirtin und staatl. gepr. Betriebswirtin

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